·
KSeF 2026 — co musisz zrobić jako przedsiębiorca
KSeF wchodził etapami. Większość firm wystawia już faktury w KSeF, najmniejsze mają czas do końca 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. dochodzi nowy obowiązek przy płatnościach. Oto terminy i to, co warto sprawdzić.
Terminy KSeF
- 1 lutego 2026KSeF obowiązkowy dla największych firm (sprzedaż za 2024 r. powyżej 200 mln zł z VAT). Od tego dnia wszyscy otrzymują faktury przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026KSeF obowiązkowy dla pozostałych firm, z wyjątkiem najmniejszych.
- do 31 grudnia 2026Firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF.
- 1 stycznia 2027KSeF obowiązkowy dla wszystkich. Numer KSeF w tytule przelewu za fakturę (art. 108g ustawy o VAT).
Kary: według obecnych przepisów za naruszenia z 2027 r. — do 100% kwoty VAT z faktury. Rząd przyjął projekt ustawy, który przedłuża odroczenie kar do 31 grudnia 2027 r. (stan na październik 2026 r.). W 2026 r. Ministerstwo Finansów nie nakłada kar za błędy w stosowaniu KSeF.
Kogo dotyczy KSeF
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców wystawiających faktury — spółek, jednoosobowych działalności i spółek osobowych. Największe firmy weszły do KSeF 1 lutego 2026 r., pozostałe 1 kwietnia 2026 r. Wyjątkiem do końca 2026 r. są firmy o najmniejszej sprzedaży na fakturach (do 10 000 zł brutto miesięcznie).
Szczegółowe zasady i wyjątki opisuje Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl.
Co sprawdzić teraz — i przed 1 stycznia 2027 r.
- Dostęp do KSeF — uprawnienia, token lub certyfikat. Zarządzasz nimi w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
- Program do faktur — czy wystawia faktury w KSeF 2.0 w strukturze FA(3).
- Faktury zakupowe — od 1 lutego 2026 r. otrzymujesz je przez KSeF. Sprawdź, jak trafiają do Twojego programu albo do księgowego.
- Płatności od 2027 r. — przelew za fakturę z KSeF musi zawierać jej numer KSeF. Co to oznacza w praktyce.
- Najmniejsze firmy — jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł i wystawiasz faktury poza KSeF, przygotuj się na 1 stycznia 2027 r.
- Własny system? — przetestuj integrację na środowisku testowym KSeF, zanim wyślesz faktury na produkcję.
Czego unikać
- Odkładania zmian w systemach na ostatnią chwilę — integracja z ERP potrafi zająć tygodnie.
- Ignorowania faktur przychodzących — w KSeF mogą pojawić się faktury, o których nie wiesz.
- Wysyłania XML w niezgodnej strukturze — KSeF odrzuci fakturę i nie nada jej numeru.
- Zapominania o dokumentach spoza KSeF — faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, ale umowy czy potwierdzenia przelewów archiwizujesz sam.