Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 1 marca 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest RAEOLAS z siedzibą w Pobiedziskach, Wielkopolska, Polska (dalej: „Administrator” lub „my”). We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: kontakt@fakturai.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

W ramach świadczenia usługi FakturAI przetwarzamy następujące kategorie danych:

Dane konta: adres e-mail, imię i nazwisko (opcjonalnie), zaszyfrowane hasło.
Dane firmy: NIP, pełna nazwa, skrócona nazwa, adres, kod pocztowy, miasto, REGON (opcjonalnie), logo (opcjonalnie — URL do pliku graficznego).
Dane faktur: dane nabywcy (nazwa, NIP, adres), pozycje faktury (nazwy usług/towarów, ilości, ceny, stawki VAT), daty, metody płatności.
Token KSeF: token autoryzacyjny do Krajowego Systemu e-Faktur, przechowywany w formie zaszyfrowanej.
Dane techniczne: adres IP, dane sesji, logi systemowe — niezbędne do prawidłowego działania usługi i jej zabezpieczenia.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzamy Twoje dane w celu świadczenia usługi FakturAI — tworzenia, zarządzania i wysyłania faktur do KSeF, zarządzania firmami i użytkownikami, obsługi faktur cyklicznych.

Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Przechowywanie danych fakturowych może wynikać z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.

Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Bezpieczeństwo usługi, zapobieganie nadużyciom, komunikacja transakcyjna (potwierdzenie rejestracji, resetowanie hasła, powiadomienia systemowe).

4. Przetwarzanie przez sztuczną inteligencję

Funkcja „AI asystent faktur” umożliwia automatyczne wypełnianie formularza faktury na podstawie podanego opisu. Podany przez Ciebie opis (tekst) jest przesyłany do modelu językowego firmy Anthropic, PBC (USA) wyłącznie w celu wygenerowania danych faktury. Anthropic przetwarza te dane zgodnie ze swoją polityką prywatności. Dane są przekazywane do USA na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC). Korzystanie z funkcji AI jest dobrowolne — możesz wypełnić formularz ręcznie bez wysyłania danych do zewnętrznego serwisu.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym podmiotom:

Krajowy System e-Faktur (KSeF) — Ministerstwo Finansów RP — wyłącznie dane faktur przesyłanych do systemu.
Dostawcy infrastruktury IT (hosting, baza danych) działający na terenie UE/EOG jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia danych.
Anthropic, PBC (USA) — wyłącznie gdy korzystasz z funkcji AI; dane ograniczone do opisu faktury podanego przez Ciebie.
Organy publiczne — gdy wymagają tego przepisy prawa.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim.

6. Okres przechowywania danych

Dane konta: przez czas trwania umowy (aktywne konto), a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (do 3 lat).
Dane faktur: przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego — co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego.
Logi techniczne: do 90 dni.

Po usunięciu konta przez użytkownika dane są usuwane niezwłocznie, z wyjątkiem danych, których przechowywanie wymagają przepisy prawa.

7. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu — możesz zażądać informacji o tym, jakie dane przetwarzamy.
Prawo sprostowania — możesz poprawić nieprawidłowe lub uzupełnić niekompletne dane.
Prawo usunięcia — możesz zażądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania. Możesz też skorzystać z funkcji „Usuń konto” w ustawieniach.
Prawo ograniczenia przetwarzania — możesz zażądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych w określonych przypadkach.
Prawo przenoszenia danych — masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
Prawo sprzeciwu — możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.
Prawo skargi — masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami: kontakt@fakturai.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w tym szyfrowanie danych w spoczynku i podczas transmisji (AES-256, TLS). Token KSeF jest przechowywany w formie zaszyfrowanej i nigdy nie jest udostępniany osobom nieuprawnionym. Hasła użytkowników są przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego (bcrypt).

9. Pliki cookie

FakturAI używa plików cookie wyłącznie do celów niezbędnych do funkcjonowania usługi — przede wszystkim do zarządzania sesją zalogowanego użytkownika. Nie stosujemy plików cookie do celów analitycznych ani reklamowych bez Twojej zgody.

10. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię drogą e-mailową lub poprzez wyraźne powiadomienie w aplikacji. Aktualna wersja polityki zawsze dostępna jest pod adresem fakturai.pl/polityka-prywatnosci.