·
Czy ktoś może wystawić fakturę na mój NIP?
Krótka odpowiedź: tak. W KSeF faktura na Twój NIP trafia do systemu automatycznie — bez żadnej akcji z Twojej strony. Wyjaśniam, kiedy to problem i jak się przed nim chronić.
Jak działa KSeF i kto może wystawić fakturę
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów. Faktura trafia w nim do nabywcy na podstawie jego NIP — wystawca nie potrzebuje Twojej zgody, wystarczy, że zna Twój NIP.
Twoi dostawcy i podwykonawcy wystawiają więc faktury na Twój NIP, a te pojawiają się w KSeF wśród faktur otrzymanych. Tak samo może jednak zrobić ktoś, z kim nigdy nie współpracowałeś.
Kiedy to jest problem
Wystawianie faktur na NIP klienta to zwykłe fakturowanie B2B. Problem pojawia się, gdy:
- faktura dotyczy usługi lub towaru, którego nie zamawiałeś,
- kwota nie zgadza się z umową albo zamówieniem,
- wystawca jest Ci nieznany,
- ktoś podszywa się pod Twojego dostawcę — np. podaje inny numer konta.
Jakie jest ryzyko
- zapłata faktury, której nie powinieneś płacić — szczególnie przy płatnościach seryjnych,
- zaksięgowanie kosztu albo VAT z faktury za zakup, którego nie było,
- przeoczenie terminu płatności prawdziwej faktury,
- niezauważony duplikat faktury od tego samego dostawcy.
Uważaj też na fałszywe e-maile o „nowej fakturze w KSeF” z linkiem do pobrania. Przed takimi wiadomościami ostrzegają Ministerstwo Finansów i CERT Polska. Faktury sprawdzaj, logując się bezpośrednio do KSeF albo do swojego programu — nie z linku w mailu.
Jak się chronić
- Regularnie przeglądaj faktury otrzymane — w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, w programie księgowym albo automatycznie we własnym systemie. KSeF sam nie wysyła powiadomień o nowych fakturach.
- Zatwierdzaj faktury przed zapłatą — ktoś w firmie potwierdza, że zakup miał miejsce i kwota się zgadza.
- Sprawdzaj konto dostawcy na Białej Liście przed większymi przelewami — przy płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu ryzykujesz odpowiedzialność solidarną za VAT dostawcy.
- Zmiana numeru konta u znanego dostawcy to sygnał ostrzegawczy — potwierdź ją telefonicznie, pod numerem, który już znasz.
- Masz własny system? Faktury z KSeF mogą trafiać do niego automatycznie i być dopasowywane do zamówień — wtedy faktura „znikąd” od razu się wyróżnia.