Przejdź do treści
FakturAI

·

Jak sprawdzić faktury w KSeF (krok po kroku)

Każda faktura wystawiona na Twój NIP trafia do KSeF — także taka, której się nie spodziewasz. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy otrzymują faktury przez KSeF. Oto trzy sposoby, żeby sprawdzić, co na Ciebie czeka.

Sposób 1: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0 oraz aplikację mobilną KSeF 2.0.

  1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
  2. Otwórz listę faktur otrzymanych (zakupowych).
  3. Zawęź listę datami — zobaczysz faktury wystawione na Twój NIP przez inne firmy.
  4. Pobierz fakturę jako plik XML albo jej wizualizację.

Wada: KSeF sam nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, więc trzeba logować się i sprawdzać ręcznie.

Sposób 2: program do faktur albo biuro rachunkowe

Popularne programy do fakturowania i księgowości pobierają faktury zakupowe z KSeF. Jeśli korzystasz z takiego programu albo z biura rachunkowego, faktury otrzymane widać tam — wystarczy, że program lub biuro ma odpowiednie uprawnienia w KSeF.

Sposób 3: automatycznie we własnym systemie

Jeśli firma pracuje we własnym systemie (ERP, program na zamówienie), faktury otrzymane można pobierać z KSeF automatycznie przez API KSeF i od razu dopasowywać do zamówień i płatności.

  • System cyklicznie odpytuje KSeF o nowe faktury — KSeF nie powiadamia sam.
  • Jedno zapytanie o faktury obejmuje najwyżej 100 dni, więc dłuższą historię pobiera się w kilku krokach.
  • Zapisanie numeru KSeF przy każdej fakturze przyda się od 1 stycznia 2027 r. — wtedy numer KSeF musi trafić do tytułu przelewu.

Co zrobić z podejrzaną fakturą

  • Zanim zapłacisz, zapytaj dostawcę o fakturę — dzwoniąc pod numer, który już znasz.
  • Sprawdź dostawcę i jego rachunek na Białej Liście podatników VAT.
  • Jeśli faktury nie rozpoznajesz, skonsultuj ją z księgowym.
  • W razie podejrzenia oszustwa zgłoś je odpowiednim organom.
Uważaj na e-maile o „nowej fakturze w KSeF” z linkiem do pobrania — to częsty schemat oszustwa. Faktury sprawdzaj bezpośrednio w KSeF albo w swoim programie.

Jak często sprawdzać KSeF

Najpóźniej przed każdą serią płatności — a przy wielu dostawcach i dużych obrotach codziennie. Jeśli sprawdzanie ręczne zajmuje zbyt dużo czasu, warto je zautomatyzować w programie albo we własnym systemie.

Jak sprawdzić faktury w KSeF (krok po kroku) | FakturAI