Numer KSeF w tytule przelewu od 2027 r. — co trzeba zmienić w systemie

Co się zmienia od 1 stycznia 2027 r.

Nowy art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Według Ministerstwa Finansów obowiązek ma nabywca, który:

• jest czynnym podatnikiem VAT,
• płaci za fakturę ustrukturyzowaną (wystawioną w KSeF) albo za fakturę wystawioną w trybie offline (niedostępność KSeF lub offline24),
• płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT,
• płaci poleceniem przelewu lub innym instrumentem płatniczym.

Obowiązek dotyczy też podmiotów trzecich, które dokonują płatności. Gdy płatność odbywa się poleceniem zapłaty, obowiązek ma wystawca faktury.

• Płacisz za jedną fakturę — podajesz jej numer KSeF.
• Płacisz za kilka faktur naraz — podajesz identyfikator zbiorczy.

Numer KSeF i identyfikator zbiorczy

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w KSeF. KSeF zwraca go w UPO (urzędowym poświadczeniu odbioru) — nie jest częścią samego pliku XML faktury. Numer, który KSeF nadał fakturze na środowisku testowym, wygląda tak:

1234563218-20260925-5177F4000005-FA (35 znaków)

Identyfikator zbiorczy to numer agregujący dla co najmniej dwóch faktur. Generuje się go w KSeF, deklarując listę numerów KSeF faktur — może to zrobić zarówno wystawca, jak i odbiorca. Ma 35 znaków: NIP kontekstu uwierzytelnienia, oznaczenie „IZ” z rokiem i miesiącem, 12-znakowy unikalny ciąg i dwa znaki kontrolne. Przykład z dokumentacji Ministerstwa:

9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF

Split payment (MPP)

Obowiązek obejmuje także zapłatę w mechanizmie podzielonej płatności. W komunikacie przelewu MPP podaje się między innymi numer KSeF faktury. Przy płatności za kilka faktur — zamiast okresu, za który dokonuje się płatności — podaje się identyfikator zbiorczy.

Kiedy numeru nie trzeba podawać

Ministerstwo wskazuje wyjątek dla faktur wystawionych w trybie offline (niedostępność KSeF lub offline24), które nie zostały wprowadzone do KSeF w związku z ogłoszoną awarią.

Co to oznacza dla Twojego systemu

Jeśli przelewy przygotowuje Twój własny system — ERP, program finansowy albo skrypt eksportu do banku — to:

1. System musi znać numer KSeF każdej opłacanej faktury. Faktury kosztowe (albo przynajmniej ich metadane z numerem KSeF) trzeba pobierać z KSeF i zapisywać numer przy fakturze.
2. Przelew musi być powiązany z fakturą. Każde zobowiązanie trzeba dopasować do konkretnej faktury z KSeF albo do zestawu faktur.
3. Płatność za kilka faktur wymaga identyfikatora zbiorczego, wygenerowanego w KSeF z listy numerów tych faktur.
4. Numer trafia do tytułu płatności — w pliku eksportu do banku albo w wywołaniu API banku. Sprawdź limit długości pola tytułu w formacie, którego używa Twój bank: numer KSeF ma 35 znaków.
5. MPP ma osobny format komunikatu — numer KSeF trafia w nim w miejsce numeru faktury.
6. Wyjątki trzeba obsłużyć, np. faktury offline, których z powodu ogłoszonej awarii nie wprowadzono do KSeF.

Lista kontrolna

• Czy Twój system zapisuje numer KSeF przy każdej fakturze kosztowej?
• Czy przelewy tworzy Twój system (eksport, API banku), czy ktoś wpisuje je ręcznie w bankowości?
• Czy płacisz kilka faktur jednym przelewem? Jeśli tak — potrzebujesz identyfikatora zbiorczego.
• Czy płacisz w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)?
• Czy zmiany będą przetestowane przed 1 stycznia 2027 r.?

Jak mogę pomóc

Przygotuję Twój system do tego obowiązku w ramach Pakietu 2027: przegląd, jak powstają przelewy, pobieranie numerów KSeF faktur kosztowych, numer KSeF albo identyfikator zbiorczy w tytule przelewu, obsługa MPP i testy na środowisku testowym KSeF. Stała cena: 3900 zł netto + 23% VAT.

Źródła

• Numer KSeF i zbiorczy identyfikator — ksef.podatki.gov.pl
• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 — ksef.podatki.gov.pl

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Stan na 25 października 2026 r.