·
Najczęstsze błędy w KSeF i jak ich unikać
KSeF jest precyzyjny — drobne błędy kończą się odrzuceniem faktury, przeoczoną fakturą albo kłopotem przy płatności. Oto błędy, które powtarzają się najczęściej, i sposoby, żeby ich uniknąć.
- 1
Niezgodna struktura XML (FA(3))
KSeF wymaga ścisłej struktury FA(3) — nawet drobna niezgodność ze schematem powoduje odrzucenie faktury i brak numeru KSeF.
Generuj XML zgodny z oficjalnym schematem FA(3) i sprawdzaj go automatycznie względem XSD przed wysyłką. Nowe integracje testuj najpierw na środowisku testowym KSeF. - 2
Nieważny token albo cofnięte uprawnienia
Tokeny i uprawnienia w KSeF mogą zostać unieważnione — np. po zmianach kadrowych albo zmianie biura rachunkowego. Program przestaje wtedy wysyłać i pobierać faktury.
Regularnie sprawdzaj ważność tokenów i uprawnień. Błędy uwierzytelnienia powinny trafiać do kogoś, kto je zauważy — a nie tylko do logów. - 3
Błędny NIP nabywcy
Faktura z błędnym NIP trafi do KSeF innego podmiotu albo zostanie odrzucona. Twój klient jej nie zobaczy.
Przed wystawieniem sprawdzaj NIP — sumę kontrolną i wpis na Białej Liście podatników VAT. - 4
Brak kontroli faktur przychodzących
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy otrzymują faktury przez KSeF, a KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Łatwo przeoczyć fakturę — także taką, której nie zamawiałeś.
Przeglądaj faktury otrzymane regularnie, najpóźniej przed serią płatności — ręcznie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo automatycznie w programie lub własnym systemie. - 5
Korekta wystawiona poza KSeF
Korektę faktury wystawionej w KSeF również wystawia się w KSeF — jako fakturę korygującą.
Upewnij się, że Twój program obsługuje faktury korygujące w KSeF (w strukturze FA(3) rodzaj faktury KOR). - 6
Płacenie bez weryfikacji
Faktura od nieznanego dostawcy, na nieoczekiwaną kwotę albo ze zmienionym numerem konta może być błędem lub próbą wyłudzenia.
Zatwierdzaj faktury przed zapłatą. Zmianę numeru konta u znanego dostawcy potwierdzaj telefonicznie, a przed większymi przelewami sprawdzaj rachunek na Białej Liście. - 7
Brak przygotowania przelewów na 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. przelew za fakturę z KSeF musi zawierać jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT).
Zapisuj numer KSeF przy każdej fakturze kosztowej i przygotuj sposób, w jaki Twój system tworzy przelewy — eksport do banku albo API banku.