·
KSeF 2026 dla JDG — co musisz wiedzieć
Prowadzisz jednoosobową działalność i wystawiasz faktury? Wyjaśniam, kiedy KSeF obowiązuje Ciebie i jak wystawiać faktury najprościej — także za darmo.
Gdzie jesteśmy teraz
Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm wystawia faktury w KSeF. Jeśli Twoja sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich.
Co to jest KSeF
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, w którym wystawia się i odbiera faktury. Faktura w KSeF ma format XML FA(3) — to ustrukturyzowany dokument, a nie PDF wysłany mailem.
W praktyce fakturę wystawiasz w programie, który obsługuje KSeF, albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Faktury od dostawców otrzymujesz przez KSeF od 1 lutego 2026 r.
Jakie masz opcje
- Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 albo aplikacja mobilna KSeF 2.0 — wystarczą, gdy wystawiasz kilka faktur miesięcznie.
- Program do fakturowania — wygodny przy regularnym fakturowaniu; KSeF jest zwykle w cenie abonamentu.
- Biuro rachunkowe — jeśli biuro wystawia faktury w Twoim imieniu, musisz nadać mu uprawnienia w KSeF.
Szczegółowe zasady, także dla firm zwolnionych z VAT, opisuje Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl. W razie wątpliwości zapytaj księgowego.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF dotyczy JDG?
Tak. Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obowiązuje większość firm, w tym jednoosobowe działalności. Firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich.
Co, jeśli przekroczę limit 10 000 zł w danym miesiącu?
Od faktury, którą przekroczysz limit, musisz wystawiać faktury w KSeF — także w kolejnych miesiącach, nawet jeśli sprzedaż znów spadnie poniżej limitu.
Ile kosztuje KSeF?
Dostęp do KSeF jest bezpłatny. Ministerstwo Finansów udostępnia też bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0 i aplikację mobilną KSeF 2.0. Płatny program do faktur jest wygodniejszy przy częstym fakturowaniu, ale nie jest konieczny.
Czy muszę znać się na XML?
Nie. W aplikacji Ministerstwa i w programach do faktur wypełniasz formularz — XML w formacie FA(3) przygotowuje program.
Co grozi za niestosowanie KSeF?
Według obecnych przepisów kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. i mogą sięgać 100% kwoty VAT z faktury. Rząd przyjął projekt ustawy, który przedłuża odroczenie kar do 31 grudnia 2027 r. (stan na październik 2026 r.). Sam obowiązek korzystania z KSeF obowiązuje niezależnie od kar.